Хорошая новость: наша личная производительность – это навык, и его можно оттачивать, развивать. Повышать продуктивность, без сомнения, нужно. Но, чтобы не стать заложником собственной активности, делать это нужно с умом.
Значение слова «продуктивность»
Изначально термин productivity появился в Англии и использовался в животноводстве для определения лучших экземпляров выводимых пород животных, а в сельском хозяйстве – при обозначении ведущего сырья. Из этой отрасли экономики слово перекочевало абсолютно во все сферы жизни. А в нашем языке синонимом его стала «производительность», которая может быть высокой и низкой. Мы говорим «плодотворный труд», «эффективная деятельность», также подразумевая продуктивность.
Сегодня у нас не возникает вопросов на тему того, что такое продуктивная деятельность. Мы знаем, что продуктивной (-ым) можно быть везде и во всём: выполнив дома тщательно уборку за выходной, вовремя сдав на работе качественно написанный отчёт, прополов 8 из 10 грядок, написав 3 бестселлера и так далее.
Каждый день, на работе и дома, мы совершаем запланированные дела. А под вечер подводим итоги: что удалось сделать, что переносим на завтра. Качественное «закрытие» намеченных задач в течение определённого времени – и есть наша продуктивность. А ещё персональная производительность включает в себя умение организовать повседневные вопросы и расставить приоритеты в выполнении намеченного. Получается, продуктивность это гораздо больше, чем просто выполнение целей. Здесь важна совокупность факторов, которые влияют на высокую производительность: самоорганизация, уровень мастерства и т.д.
Продуктивность можно рассматривать в профессиональном ключе и в персональном. На оба её вида можно влиять – повышать, улучшать, анализировать. А чтобы это делать качественно, её важно измерять.
«Продуктивный» и «эффективный»: в чём разница
Продуктивность очень близка по значению к эффективности. Но во втором случае мы будем учитывать (и высчитывать) не только скорость и качество сделанных задач, но и соотносить их с затраченными ресурсами (чаще всего – временем и финансами).
Например, первая группа студентов за 4 часа высадила 10 яблонь, а вторая – 15. Будем считать, что вторая сработала продуктивней. Но зная, что в первой группе было 10 человек, а в «продуктивной» – 15, можем делать вывод, что первые студенты сделали работу эффективней.
Измерение производительности
Понимать разницу между этими терминами и уметь анализировать данные показатели важно в компаниях и на производстве. Как это работает?
Способ Key Performance Indicators
Key Performance Indicators (KPI) – в переводе с английского обозначает «ключевые показатели эффективности». Это самый распространённый критерий оценки производительности и затраченных ресурсов во всех крупных и средних компаниях. Обычно руководители департаментов, отделов формируют KPI, индивидуальные для каждого сотрудника. Индивидуальные – потому что будут зависеть от рода деятельности и условий работы. Для менеджера по продажам на сайте – это будет количество кликов и переходов по рекламному баннеру, для сотрудника call-центра – проценты принятых и пропущенных вызовов и средняя длительность разговоров. По истечении определённого периода (сроки также устанавливаются руководителем) собираются данные о проделанной работе и высчитывается эффективность. Например, руководителем было «заложено», что 2000 кликов по баннеру или ссылке за один месяц – это 100% выполнения работы. Пользователями сайта произведено 1850 кликов, 92,5%. Значит, цель достигнута и выполнена эффективно.
Способ Objectives and Key Results
Objectives and Key Results (OKR) – «цели и основные результаты». Сейчас OKR внедряют крупные компании, чтобы быстро приводить команду к победе. Также, благодаря этому методу, руководитель да и все линейные сотрудники-участники процесса смогут увидеть так называемые «узкие места» в работе: что мешает продуктивности и над чем нужно поработать. Смысл замера заключается в том, что, к примеру, отдел формирует большую цель, ставит сроки и разбивает этот «маршрут» на промежуточные результаты с количественными показателями.
Например, нужно организовать крупное мероприятие для руководителей всех подразделений. Большая задача делится на несколько мелких (поиск помещения, установка техники и аппаратуры, организация трансфера), в определённый срок по ним смотрим результат, который принято обозначать в процентах. Этот метод действительно подстёгивает и помогает выполнять дела в срок.
Списки задач
Для определения и выявления личной продуктивности существует самый простой, доступный и понятный способ – составление списков. В начале дня возьмите лист бумаги, напишите список дел (на день, неделю, месяц). Распределите их по важности и, если это необходимо, напротив каждого дела укажите количество времени, которое планируете потратить на выполнение задачи. Это может быть просто список домашних дел (закинуть бельё, вымыть посуду, разобрать чулан, заказать продукты, приготовить ужин) или необходимого для подготовки к путешествию, перечень книг для прочтения на каникулах, список покупок, перечисление курсов, которые вы хотите промониторить и выбрать лучшие. По мере выполнения дела из списка ставьте напротив него галочку (или вычеркивайте).
Затем проанализируйте, посмотрите, что удалось сделать, что осталось выполнить. Если по завершении установленного вами времени список выполнен (при условии, что задачи не потеряли свою актуальность), можно считать, что ваша продуктивность на высоте.
Личные планировщики
Вместо «бумажных» списков можно использовать современные приложения-планировщики дел и таск-менеджеры: Календарь от Google, Microsoft To-Do, TickTick, Todoist, Daylio, Habitica и другие. Приложения настроены на учёт рабочего времени, напоминание о задачах, предоставление отчёта о затраченных ресурсах. В некоторых можно ставить большие задачи, разбивая на маленькие. Другие предлагают формировать связи между делами и вашим настроением. Выбирайте, какой вам по душе.
Зачем работать над продуктивностью
Понимание своей продуктивности и поддержание её на высоком уровне – очень важный компонент повседневных дел. А ведь они и составляют нашу жизнь:
- хорошая производительность придаёт смысл тому, что мы делаем. Нам необходимо осознавать: «я сделал задуманное, день прошёл успешно». То есть личная продуктивность для нас становится синонимом успешности. Это поддерживает в нас адекватную самооценку (если не возведено в культ) и наполняет чувством собственной значимости (оценка своих возможностей и пользы для окружающих).
- анализ продуктивности и разбор «узких мест» помогает воспитать в себе внутреннюю организованность, развить навык расстановки приоритетов – всё это в конечном итоге делает нас успешней во всех сферах.
- продуктивность помогает оставаться в тонусе и держать мысли ясными, выполняя запланированное. Порой без оглядки на список дел, на распределение своих ресурсов и приоритетов в голове может возникнуть путаница, что-то может просто не вспомниться. А выполняя всё подряд («сто дел одновременно»), под конец мы будем испытывать только усталость и фрустрацию.
Эффективная деятельность – важно. И над ней надо работать, улучшать. Как? В первую очередь, подумать, какие причины пагубно влияют на вашу продуктивность, и нейтрализовать их. Что это за обстоятельства?
Что негативно влияет на дела и задачи
Отвлекающие факторы. Проанализируйте во время выполнения какой-либо работы, на что вы отвлекаетесь и как часто делаете перерывы. Социальные сети, общение по телефону, кофе и перекуры – всё, что мешает вам достигать быстрых результатов и приводит к срыву сроков, нужно постараться ликвидировать. Например, налейте сразу чашку чая и пейте маленькими глотками, отключите источники общения, создайте «план перекуров» и так далее.
Многозадачность. Хорошая производительность – это не стремление выполнить сразу все поставленные задачи. Научные исследования подтверждают, что от большого количества целей и одномоментного их выполнения мы быстрее устаём, выдыхаемся и чувствуем эмоциональное и физическое опустошение. Продуктивность предполагает качественное последовательное выполнение задач. Сделаем одно дело хорошо – и только потом приступаем к другому.
Вредные привычки. Речь идёт не только об особенностях здоровья, которые естественным образом влияют на нашу работоспособность. Мы сами можем спровоцировать ухудшение состояния организма. Частые перекуры, крепкий чай и кофе во время работы резко снижают нашу производительность и «выжимают» всю энергию. Замените любимые напитки на стакан воды, а хождение с сигаретой – на пятиминутную разминку.
Организация рабочего пространства. Недостаточное количество дневного света и свежего воздуха, высокая температура воздуха провоцируют спад физической активности. И сотрудник, склонившийся в офисе над Excel-таблицей, и домохозяйка, тщательно готовящаяся к приходу гостей, должны уделить внимание температуре окружающей среды, освещению. Проветривайте помещение каждые 25 минут, следите, чтобы в вашей комнате или офисе температура не превышала 20°С. Тогда результат деятельности будет продуктивным.
Условия образа жизни. Минимум спорта и недостаток сна приводят к ухудшению работы мозга, торможению мыслительных процессов. Это, в свою очередь, снижает производительность и эффективность в работе. Аэробика и 8-часовой сон – в ежедневном порядке, а не разово – вернут силы, бодрость духа и тонус.
Техники повышения продуктивности
Нижеописанные методы помогут вам улучшить и персональную, и профессиональную продуктивность. Некоторые принципы подойдут для оптимизации рабочего процесса, а другие – для организации домашних задач.
Расставлять приоритеты
Из списка дел на день вычлените наиболее важные/сложные/ рутинные и запланируйте их выполнение на часы вашей наибольшей активности. Эти часы легко высчитать, просто наблюдая за собой в течение нескольких дней. Считается, что пики активности у каждого человека приходятся на утренний промежуток времени: в среднем это 08.00 часов утра, 11:00 и 14:00 часов. Со второй половины дня у большинства из нас происходит спад активности. На это время можно перенести более лёгкие краткосрочные дела.
Ограничивать дела
Проанализируйте, сколько крупных/сложных задач вы можете решить за день. Пусть в вашем списке дел будет отображена одна крупная, три средних задачи и пять мелких. Этот популярный принцип называется «1–3–5». Но все мы разные, кому-то комфортно решать дела по этом методу, а вам, возможно, подойдёт другое расписание: 2 важные задачи и 3 мелкие, 10 лёгких дел в день и так далее.
Применять приёмы тайм-менеджмента
Методы тайм-менеджмента учат нас правильно организовать время, находить баланс между работой и отдыхом, не выгорать. Выберите свой подходящий способ:
- «метод помидоров» – 25 минут работаем, 5 минут отдыхаем. После четырёх циклов делаем перерыв на 30 минут.
- «съешь лягушку» – за самое неприятное дело берёмся с утра (едим лягушку на завтрак), ни в коем случае не откладывая его на вечер.
- «метод слона» – делим одну крупную задачу на несколько маленьких и последовательно решаем их.
Использовать заметки, доски, списки
Всё, что визуально напоминает нам о наших планах, стимулирует выполнять задуманное. Кому-то помогут расклеенные по рабочему пространству стикеры, многие будут пользоваться классическими списками. Есть те, кто предпочитает пользоваться рабочими досками, например, Trello или системой канбан. Их суть в том, что вы всегда видите, какая задача в каком статусе находится (в плане, в работе, реализовано). Выполняя одну, вы передвигаете её в нужный отсек, радуетесь своей продуктивности и переходите к следующей цели.
Сделать труд комфортным
Про воздух, свет и температуру, отвлекающие факторы и вредные перекуры сказано выше. Всё это нужно учесть. А ещё позаботьтесь о личном удобстве: это может быть любимый плейлист (бодрящая музыка или мантры), приятная для вас одежда, хороший внутренний настрой. У вас наверняка найдутся маленькие ритуалы, которые сделают выполнение рутины нейтральной и лёгкой.
Когда продуктивность токсична
Не заигрывайтесь в продуктивного человека и не переусердствуйте в желании стать лучше, эффективнее и переделать все запланированные дела. Совсем недавно было время, когда такие сотрудники чуть ли не возводились в культ. Но ничего хорошего в этом нет. Потому что каждого «суперэффективного» работника ждёт профессиональное и эмоциональное выгорание.
Культ производительности
Мы живём в динамичное время: рост IT-технологий, огромный поток информации изо всех мессенджеров и социальных сетей. Нам хочется всё успеть, остаться на плаву и при этом не потерять своей продуктивности. Сформировалось представление о том, что чем больше ты делаешь, тем ты лучше и ценней как сотрудник. А общие условия пандемии и удалённой работы только усугубили эти представления. Многие сотрудники стремились доказать, что они действительно заняты делом, а не просмотром любимых сериалов, что с удалённой работой их важность и ценность не снизилась. Да и границы между рабочим днём и отдыхом максимально стёрлись.
Всё это способствовало формированию культа продуктивности и, как говорят психологи, «культуры суеты».
Признаки «вредной» продуктивности
Проанализируйте, не стали ли вы таким трудягой:
- у вас наблюдаются частые переработки (уходите из офиса ближе к ночи);
- продолжаете оставаться на связи и выполнять дела после окончания рабочего дня, на выходных, в отпуске, во время своего досуга;
- даёте незамедлительные ответы на профессиональные вопросы в любое время дня (уверены, что сейчас невозможно не ответить);
- вы думаете, что недостаточно вкладываетесь и надо бы сделать больше для лучших результатов;
- общение с близкими, друзьями уходит на задний план;
- ввам кажется, что коллеги могли бы стараться и работать поэнергичней;
- вы чувствуете, что проживаете время «впустую», если ничего не делаете;
- подумываете о том, как превратить своё хобби в успешный проект;
- чувствуете вину, если не проработали запланированные задачи.
У человека с токсичной производительностью обычно повышен уровень ситуативной тревожности (вызвана конкретной ситуацией), снижена самооценка, а дела на личном фронте оставляют желать лучшего.
Как избавиться от зависимости от результата
Из этой ловушки выбраться непросто, так как значимость от проделанной работы начинает превышать все остальные радости жизни. И краткое эмоциональное удовлетворение приносит лишь хорошо выполненное задание, потом новое и ещё одно, и так далее. Это становится для нас единственной системой вознаграждения: за выполненные дела получаем похвалу, повышение, продвижение по службе. И так – пока не сядет батарейка и организм не истощится вконец.
Более того, часто за «огромным количеством работы» прячутся люди, которые подсознательно не хотят сталкиваться с другими реалиями жизни, другими эмоциями (но это иная, глубокая тема).
Чтобы перестать бежать за результатами, как ослик за подвешенной сверху морковкой, нужно сначала принять, что ваша продуктивность токсична. Как? Возвращаемся к основным признакам, находим у себя более половины и начинаем «работу над ошибками»:
- делайте перерывы в работе каждые 15–20 минут. Сначала насильно, по часам, по графику – вставайте и отвлекайтесь. Можно просто стоять и смотреть в окно, можно пройтись.
- поразмыслите, какое именно вы получаете вознаграждение от постоянной гонки за продуктивностью? Чувство собственной значимости, признание окружающих? Поработайте с помощью специалистов с этими мыслями и эмоциями.
- попробуйте организовать в своей жизни досуг: хобби, полноценные часы для общения с семьёй и друзьями. Только пусть это для вас будут не «продуктивные» часы, а спонтанное хаотичное времяпрепровождение (без плана и организованных встреч).
- разграничьте часы работы и личного пространства. Образно: после 18:00 не отвечайте на рабочие звонки и не сидите в общем чате. Ночью – спите, на морском отдыхе – плавайте, за ужином – думайте о том, какая вкусная еда!
- минимизируйте социальные сети и просмотр новостей.
- Обеспечьте себе полноценный отдых в ночное время.
- Пересмотрите своё отношение к бегу времени и тому, как его можно использовать. В этом вам помогут восточные практики, а главным образом восточная философия, например, «У-вэй», философия ничегонеделания.
В общем, самое главное, что можно для себя сделать – вернуть баланс между рабочей и личной жизнью. А если вы «безумно продуктивны» в домашних делах, то попробуйте снизить темпы производительности и делать всё просто в удовольствие.
Продуктивность – это отлично. Но как и многие имеющиеся у нас навыки использовать её нужно осознанно, чтобы наша эффективная деятельность была во благо окружающим и, главное, нам.
Фото: Shutterstock / FOTODOM
