Слово «факсимиле» в переводе с латинского означает «делай подобное». Это максимально приближенная к оригиналу копия любого графического документа, будь то гравюра, рисунок, чертёж или рукопись.
Факсимиле – это копия графических элементов:
- буквы и слова;
- цифры и цифровые выражения;
- символы и метки;
- подписи;
- графики, рисунки, чертежи и так далее.
Документы, размноженные при помощи копировальной бумаги, являются факсимильными. А до создания такого способа копирования документы множили с помощью литографирования. Это старинный способ книгопечатания.
Сначала из керамики, камня или другого прочного материала изготавливали будущую страницу книги в зеркальном отображении. Заготовленную поверхность заливали краской, после чего делали оттиск на бумагу. Позже мастера научились делать отдельные литеры и выкладывать их в форму. Это стало прототипом первой печатной машинки.
Сообщения, переданные при помощи факса, также являются факсимильными. В более узком, юридическом значении это точная копия подписи человека. В обычной жизни такой вид встречается редко. Практика использования факсимиле вместо подписи началась с крупных компаний, в которых документооборот превышает возможности одного человека.
Такую подпись заказывают крупные компании в виде оттиска, штампа или печати и используют её для заверения документов. Это упрощает документооборот и снимает нагрузку с руководителя.
Электронный документооборот ведётся с использованием электронной факсимильной подписи. Её использование имеет ряд ограничений и рисков, а в некоторых случаях такие документы теряют юридическую силу.
Когда можно использовать факсимиле
В законодательстве не прописано использование факсимильной подписи. Договорные отношения регулируются Гражданским Кодексом РФ, но и там нет чётко прописанных статей, посвящённых этой теме. Поэтому крупные компании самостоятельно разрабатывают внутренние акты и следуют им при ведении документооборота.
Внутренний документооборот
Внутри компании практически нет ограничений на использование такой подписи. Её ставят на локальные документы, которые не выходят за пределы компании:
- пропуски и служебные удостоверения;
- почётные грамоты, благодарности;
- рекомендательные и служебные письма;
- командировочные приказы и приказы на отпуск;
- сертификаты о дополнительном образовании;
- извещения, приглашения, уведомления.
Для локального использования такой подписи фирма издаёт приказ, в котором перечислены:
- документы, которые разрешено заверять этой подписью;
- лица, у которых есть право ставить штамп на документы;
- ответственность за хранение подписи и её использование;
- юридическая ответственность лиц за превышение должностных полномочий;
- порядок разрешения возможных юридических споров и так далее.
Электронную подпись выдают ограниченному числу сотрудников, которые принимают непосредственное участие в документообороте:
- главный бухгалтер,
- заместитель генерального директора,
- коммерческий директор,
- директор по персоналу,
- секретарь.
Каждому доверенному лицу выдают должностную инструкцию, в которой прописаны его полномочия, права, обязанности и ответственность за использование и хранение такой подписи. Выпускают и соответствующий приказ, в котором перечисляются уполномоченные сотрудники.
Так как использование факсимиле может привести компанию к рискам и убыткам, количество уполномоченных сотрудников необходимо свести к минимуму. Некоторые компании вводят минимальный срок службы сотрудника от года до трёх лет до того момента, когда ему можно будет доверить такой способ подписания документов.
Внешний документооборот
Такую подпись используют и для ведения внешнего документооборота, например, при работе с контрагентами. В этом случае предварительно составляют двухстороннее соглашение или рамочный договор об использовании этой подписи на документах, в котором указано:
- в каких случаях электронная подпись имеет ту же силу, что и подлинная;
- как и в каком порядке будут разрешаться возникшие споры по таким документам.
Такую подпись ставят на:
- договорах, соглашениях и правках к ним;
- контрактах;
- справках;
- официальных письмах, извещениях, приглашениях и так далее.
Без соглашения или отдельного договора подписанные документы не имеют юридической силы, а в суде будут рассматриваться как несущественные.
Когда нельзя использовать факсимиле
В ряде случаев использование факсимильной подписи прямо запрещено.
Документы, которые не стоит заверять такой подписью:
- первичные документы бухгалтерского учёта;
- финансовая отчётность, в том числе налоговая;
- платёжные документы;
- счета, счёт-фактура и другие;
- доверенности;
- векселя;
- заявления и запросы в государственные ведомства и органы;
- любые документы, предоставляемые нотариусу для оформления;
- кассовые документы.
Подпись на вышеперечисленных документах должна быть оригинальной, сделанной от руки чернилами синего, чёрного или фиолетового цвета. Подпись необходимо сопроводить расшифровкой (ФИО) или другими реквизитами уполномоченного лица.
В случае электронного документооборота все вышеперечисленные документы заверяются оригинальной электронной подписью.
Частные случаи использования факсимиле
Практика факсимильного заверения документов регулируется в ряде актов и законов, о которых следует знать. Общих норм нет, есть только частные случаи, вытекающие из отдельных указов и судебной практики.
Подпись на договоре
Договорные отношения сторон регулируются в статье 160 ГК РФ о письменной форме сделки.
При заключении договора или контракта любой формы, который подразумевает дальнейшие отношения сторон и регулярный документооборот, стороны подписывают отдельный документ об использовании факсимиле. Таким документом может стать рамочный договор, соглашение или акт, ссылаясь на который впоследствии стороны вправе визировать другие договоры, соглашения и прочие документы факсимильными штампами.
В некоторых случаях пункт об использовании такой подписи включают непосредственно в договор. Обязательно должно быть перечисление документов, которые будут считаться действительными с подписью.
В случаях, когда такой документооборот ведётся, а соглашения по этому поводу нет, рекомендуется его подписать. Чтобы все предыдущие документы получили юридическую силу, в соглашение добавляют соответствующий пункт. Для большей точности следует указать номера и даты заключённых ранее договоров и контрактов с факсимиле вместо подписи.
В судебной практике в случае отсутствия двустороннего соглашения об использовании факсимиле документы с такой подписью могут считаться ничтожными. Для любой компании это большой риск.
Подпись на актах выполненных работ
Акты выполненных работ в юридической практике делятся на две группы:
- гражданские,
- регулирующие налоговые отношения.
В первом случае акты визируют электронной подписью, если у сторон есть соглашение о её использовании. В налоговом законодательстве такая подпись юридической силы не несёт.
Например, отсутствие оригинальной подписи на акте выполненных работ, предоставленном в налоговую службу, имеет ряд негативных последствий.
- Акт выполненных работ является одним из первичных документов.
- Согласно акту рассчитываются расходы, которые впоследствии учитываются в налоговой инспекции. Если на акте будет стоят факсимильная печать, налоговая не станет его учитывать при расчёте налога на прибыль. Итог – переплата по налогам.
Все первичные документы, которые компания предоставляет в налоговую инспекцию, должны быть оформлены надлежащим образом, то есть заверять их следует лично.
Согласно ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 №402-ФЗ, документы оформлены надлежащим образом, если:
- указана должность ответственного за совершение операции лица;
- стоит подпись и её расшифровка (ФИО) или другие реквизиты, подтверждающие подлинность.
Сокращать нагрузку на руководителя компании в данном случае следует иначе: назначить приказом ответственное лицо за визирование первичных документов.
На доверенности
Доверенность выдают лицу, уполномоченному совершать какие-либо действия от лица доверителя (компании). Действия совершает доверенное лицо, а ответственность за них ложится на доверителя.
Доверенность с электронной подписью не имеет юридической силы при разрешении споров в суде. И риск в данном случае несут обе стороны: выдавшая доверенность и принявшая её.
Например, компания поручает сотруднику получить оплаченный ценный груз и выдаёт ему доверенность с электронной печатью. Сотрудник получает груз и исчезает. Дело передадут в суд, и предсказать его исход будет невозможно. С одной стороны, груз выдан, деньги получены. С другой – груз выдан по недействительным документам, что может считаться подлогом. Для компании, выдавшей такую доверенность, риск исчисляется деньгами, которые выплачены за груз.
Заверять доверенность следует собственнолично. Доверенности в крупных компаниях следует заверять директору или другому уполномоченному лицу.
В кадровых документах
Отношения компании с сотрудниками регулируются трудовым законодательством. В современном трудовом законодательстве нет положений о подобном способе подписания документов.
Но кадровый документооборот ведётся с использованием факсимиле. Его ставят на внутренние документы:
- приказы (отпуск, командировка, назначение на должность);
- грамоты и благодарственные письма;
- удостоверения и пропуска.
Какие документы не следует заверять этим штампом? Выходящие за рамки внутреннего документооборота.
Трудовой договор
Трудовые отношения между сотрудником и компанией наступают с момента выхода сотрудника на работу по согласованию с руководством.
Факсимильный трудовой договор приравнивается трудовой инспекцией к отсутствию договора, если компания попала под проверку. Но если сотрудник обратился в суд, например, за невыплаченной за 2 недели работы зарплатой, договор признают действительным и оформленным ненадлежащим образом. Это грозит компании высокими штрафами.
Приказы
Приказы – внутренние документы распорядительного характера. Подпись руководителя компании с реквизитами или уполномоченного, действующего от его лица, является обязательной частью приказа.
Внутренние приказы регулируют:
- приём на работу;
- увольнение;
- назначение на должность, перевод и смещение с неё;
- отпуска, командировки и так далее.
Чтобы использовать факсимиле на внутренних приказах, достаточно закрепить это локальным документом, в котором указывают:
- случаи, когда можно использовать такую печать;
- случаи, когда нельзя её использовать;
- ответственное за хранение и использование печати лицо;
- регулирование споров;
- ответственность за превышение полномочий.
Копии документов
Копии трудовых документов сотрудники запрашивают для оформления личных бумаг, паспортов, кредитов. Это значит, что копии должны быть оформлены надлежащим образом, то есть иметь печать «Копия верна» и оригинальную подпись уполномоченного лица с расшифровкой.
Нельзя ставить факсимильную подпись и на ряд других трудовых документов:
- трудовая книжка,
- договор о полной материальной ответственности,
- нормативные акты локально характера.
Использовать такую подпись на документах, регулирующих отношения сотрудника и компании, не рекомендуется. Если документы не регламентируются трудовым кодексом, её использовать можно.
Факсимиле на банковских документах
Любые документы, связанные с проведением денежных средств через банк, относятся к банковским:
- платёжные поручения;
- денежные чеки;
- заявления на действия по счетам (открытие, закрытие, переводы);
- карточка с образцами подписей и так далее.
Использовать факсимиле на финансовых документах запрещено.
В платёжных поручениях обязательны реквизиты компании, печать, собственноручная подпись и расшифровка уполномоченного лица. Денежные чеки следует оформлять вручную ручкой с синими, чёрными или фиолетовыми чернилами. Вписываются: ФИО получателя, ФИО выписавшего чек, сумма цифрами и прописью.
Любые заявления на действия по счетам подписываются лично. Карточку с образцами подписей банк заводит в случае, если у компании больше одного уполномоченного на совершение финансовых операций. Все подписи в карточке проставляют собственноручно все лица, указанные в ней.
Факсимиле на документах отчётности
Бухгалтерская отчётность фирмы перед налоговой не действительна, если на ней нет оригинальной подписи руководителя компании или уполномоченного лица. Компания сдаёт в налоговую инспекцию подписанный экземпляр отчётности:
- на бумаге,
- в электронном виде с официальной электронной подписью.
Почему нельзя ставить факсимильный оттиск на документы для налоговой?
Подписью налогоплательщик подтверждает достоверность сведений, которые он предоставляет. Так он берёт на себя предусмотренную налоговым кодексом ответственность.
Документы с факсимильной подписью действительными не являются. Это касается всех документов: от отчётных до подтверждающих эти отчёты накладных, актов выполненных работ и других документов, которые влияют на расчётную сумму налога.
Факсимиле с юридической точки зрения
Факсимиле вступает в юридическую силу в следующих случаях:
- договорные отношения, не выходящие за рамки гражданско-правовых;
- двустороннее соглашение об использовании таких подписей;
- при включении в договор пункта об использовании этой практики.
Суд не признаёт юридическую силу некоторых документов, завизированных такой подписью:
- доверенности;
- платёжные документы;
- первичная бухгалтерская отчётность;
- товарные накладные;
- финансовые документы (счета, счёт-фактура и так далее);
- банковские документы;
- письма и иные документы, направленные в государственные ведомства.
Риски
Без подписи документ не имеет юридической силы, поэтому любые договорные отношения скрепляются подписью. Правильно оформленные договоры с факсимильными подписями имеют не меньшую юридическую силу. Соблюдать прописанные в таких договорах права и обязанности должны обе стороны. Любые споры по ним будут решаться в правовом поле.
Такая подпись не снимает личной ответственности лица, от чьего имени составлен договор. Поэтому круг лиц, у которых есть такая печать и право визировать документы ограничен.
В крупных компаниях документооборот превышает возможности одного человека, поэтому такая подпись широко используется для локальных документов и договоров с контрагентами. Но отчётность в налоговую службу подписывает лично директор или официально уполномоченное лицо.
Широкое использование факсимиле (например, на доверенностях и накладных) нарушает безопасность компании. Штампы с факсимильной подписью легко подделать, поэтому стоит взвесить риски прежде, чем использовать эту практику на первичных документах. К тому же, их не примут в налоговой. Использовать факсимиле на внутренних документах и договорах можно, но сотрудник с правом постановки печати под документами должен быть проверенным.
Фото: Shutterstock / FOTODOM
