«Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные»
Дуэйт Эйзенхауэр
Дуэйт Эйзенхауэр вошел в историю как самый продуктивный президент США. Его принцип распределения дел на важные, срочные и все остальные лег в основу современного тайм-менеджмента.
Впервые матрицу Эйзенхауэра описал в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови – известный консультант по бизнесу, руководству и организационному управлению. Этот эффективный и простой в использовании инструмент позволяет грамотно расставить приоритеты, сосредоточиться на главных задачах и не распыляться на бесполезные дела. Узнайте, как регулярное применение матрицы поможет сэкономить время на работе и дома.
Матрица Эйзенхауэра в тайм-менеджменте
Тайм-менеджмент как искусство управления временем, логично возник в условиях жизни современного человека. На работе и дома нам приходится выполнять огромное количество различных дел и задач, но стоит справиться с одной, как на смену ей приходит две других. Порой поток входящих за день дел так велик, что к вечеру не остается сил, а результат – минимальный.
Чтобы избежать напрасной растраты ресурсов, необходимо научиться грамотно расставлять приоритеты в текущих делах и правильно определять цели и задачи на этапе планирования. Матрица Эйзенхауэра – это инструмент для сортировки задач на важные, срочные и те, которые можно не выполнять.
Принцип работы матрицы Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра благодаря своей простоте позволяет быстро и эффективно рассортировать любой объем входящих задач, как рабочих, так и личных. Инструмент представляет собой квадрат с четырьмя полями, в котором размещаются задачи по двум критериям: срочность и важность. Прежде чем вписать дело в один из квадратов, необходимо ответить на вопросы:
- является ли задача срочной – да или нет?
- является ли задача важной – да или нет?
В зависимости от ответа, задача вписывается в один из четырех квадратов.
-
Срочно и важно.
-
Важно, но не срочно.
-
Срочно, но не важно.
-
Не срочно и не важно.
Такая сортировка помогает определить, какие дела необходимо выполнить в первую очередь, какие – во вторую, что можно делегировать, а от чего можно и вовсе отказаться. При составлении матрицы не нужно разделять рабочие и личные задачи, но стоит ограничить количество дел в одном квадрате – их должно быть не более 8.
НА ЗАМЕТКУ
Прежде, чем записать очередную задачу, необходимо выполнить предыдущую.
Квадрат 1. Срочно и важно
Это – основные и неотложные дела, а, именно:
- задачи с коротким жестким дедлайном;
- задачи, которые требуют быстрой реакции;
- задачи, от которых зависит конечный результат;
- задачи, влекущие тяжелые последствия;
- все, что касается здоровья;
- дела, возникшие по причине форс-мажоров.
Никто не застрахован от внешних событий: стихийные бедствия, внезапные болезни, техника подвела – и прилетает задача первой необходимости. Если таких задач большинство, вы рискуете заработать хронический стресс. Чтобы этого не произошло, разберитесь, почему переполнен первый квадрат и уделите больше внимания делам, которые можно выполнить быстро.
НА ЗАМЕТКУ
В идеальном мире этот квадрат останется пустым, но в реальном – в ваших силах максимально снизить количество задач в данном секторе. Поставьте сроки исполнения и назначьте точки контроля, перераспределите нагрузку или пересмотрите свои планы.
Квадрат 2. Важно, но не срочно
В этом квадрате "живут" дела, которые отвечают за ваш личный рост и развитие бизнеса в долгосрочной перспективе. Когда все ваши задачи помещаются в этом квадрате, вы расходуете ресурсы на реализацию целей. Отсутствие дедлайнов позволяет вдумчиво и с немалым удовольствием их достигать. Идеально, когда все ваши дела находятся в квадрате "важно, но не срочно".
Квадрат 3. Срочно, но не важно
Это квадрат ежедневных рутинных дел, которые выполняются практически на автомате. Проверка почты, изучение новостей, наведение порядка в доме или приготовление ужина. Если таких задач много, они вызывают эффект занятости, но их выполнение не приближает вас к достижению собственных целей и распыляет внутренние ресурсы.
Эффективным способом решения задач из этого квадрата является делегирование. Распределите домашние дела между домочадцами, проверку рабочей почты доверьте секретарю, а доставку товаров и продуктов – курьерской службе. В результате появится свободное время и высвободится энергия на достижение собственных целей.
Квадрат 4. Не срочно и не важно
Хронофаги или убийцы времени – любимые дела (сериалы, социальные сети, новостная лента и т.д.), которые не несут никакой практической пользы. Коварность данного квадрата заключается в том, что мы оправдываем такие занятия потребностью в отдыхе, забывая, что отдыхать можно с пользой – например, заниматься спортом или слушать аудиокниги.
Чтобы избежать разочарования в себе, научитесь измерять время, отведенное на каждое из «вредных» действий.
НА ЗАМЕТКУ
Задачи из четвертого квадрата можно исключить, заменить или ограничить по времени.
Как пользоваться матрицей?
Прежде, чем записывать текущие задачи в матрицу Эйзенхауэра, фиксируйте в течение недели свои дела по времени исполнения и приоритетности. Наблюдение за собой поможет вам определить характер дел и свои зоны роста.
Вести матрицу Эйзенхауэра можно в блокноте, электронных таблицах или мобильных приложениях. Регулярно отмечайте собственный прогресс, еженедельно проверяйте себя, снижайте хронофаги и форс-мажоры, уделяйте больше времени тому, что действительно важно. Пробуйте и другие инструменты тайм-менеджмента для наиболее эффективного достижения целей.
Видео
Источники:
1. How to be More Productive and Eliminate Time Wasting Activities by Using the “Eisenhower Box”, сайт
Фото: Depositphotos
